Papierloses Büro in Deutschland: Gesetzliche Anforderungen und Best Practices

Die digitale Transformation macht auch vor den Bürotüren nicht halt, und viele Unternehmen in Deutschland streben ein papierloses Büro an. Doch wie steht es um die gesetzlichen Anforderungen? Welche Unterlagen müssen im Original aufbewahrt werden, und welche dürfen gescannt und dann entsorgt werden? In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die rechtlichen Rahmenbedingungen und geben praktische Tipps für die Umsetzung eines papierlosen Büros.

Gesetzliche Grundlagen

In Deutschland regelt insbesondere das Handelsgesetzbuch (HGB) sowie die Abgabenordnung (AO) die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Grundsätzlich müssen Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und weitere relevante Dokumente für einen Zeitraum von sechs bzw. zehn Jahren aufbewahrt werden.

Was muss im Original aufbewahrt werden?

Es gibt spezielle Dokumente, die im Original aufbewahrt werden müssen:

1. Urkunden und notariell beglaubigte Dokumente: Dazu gehören Verträge, Grundstücksurkunden oder auch Testamente.
2. Handels- und Geschäftsbriefe: Wenn sie rechtserheblich sind und ihre Echtheit durch eine Originalunterschrift bestätigt wird.
3. Bilanzunterlagen und Jahresabschlüsse: Diese müssen in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden.

Was darf gescannt werden?

Viele andere Dokumente dürfen hingegen digitalisiert werden:

1. Rechnungen: Elektronische Rechnungen sind seit einigen Jahren den papierbasierten Rechnungen gleichgestellt, solange die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sind. Rechnungen dürfen eingescannt und das Papieroriginal anschließend vernichtet werden.
2. Buchungsbelege: Auch Buchungsbelege dürfen digitalisiert und anschließend entsorgt werden.
3. Korrespondenz: Geschäftsbriefe und sonstige Korrespondenz dürfen ebenfalls gescannt und das Original entsorgt werden.

Papierloses Büro: Best Practices

1. Dokumentenmanagement-System (DMS) einführen: Ein DMS hilft dabei, eingescannte Dokumente sicher zu speichern, effizient zu verwalten und schnell auffindbar zu machen.
2. Digitalisierungsprozesse etablieren: Es sollte festgelegt werden, welche Dokumente direkt digital erstellt, welche gescannt und welche im Original aufbewahrt werden müssen.
3. Sicherheit gewährleisten: Insbesondere bei sensiblen Daten muss sichergestellt sein, dass die digitalen Dokumente vor unberechtigtem Zugriff geschützt sind.
4. Schulungen anbieten: Mitarbeiter sollten im Umgang mit dem DMS geschult werden und wissen, welche Dokumente wie aufzubewahren sind.

Ein papierloses Büro ist in Deutschland grundsätzlich möglich, und viele Unternehmen profitieren bereits von den Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen, die die Digitalisierung mit sich bringt. Wichtig ist jedoch, die gesetzlichen Anforderungen zu kennen und sicherzustellen, dass alle Dokumente rechtskonform archiviert werden. Mit den richtigen Prozessen und einem leistungsfähigen Dokumentenmanagement-System steht dem papierlosen Büro nichts mehr im Wege.